Niszczenie dokumentacji w dzisiejszym świecie, gdzie poufność i bezpieczeństwo danych stają się priorytetem dla przedsiębiorstw, profesjonalne niszczenie dokumentacji i utylizacja dokumentów księgowych jest kluczowym elementem zarządzania informacją. Zabezpieczenie danych osobowych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, wymaga starannego podejścia i stosowania się do obowiązujących norm i standardów. W artykule omówimy najlepsze metody niszczenia dokumentów, różnice między utylizacją dokumentacji papierowej i elektronicznej oraz usługi niszczenia dokumentów dostępne w ZAZ w Łukowicy.
Jakie są najlepsze metody na bezpieczne niszczenie dokumentów?
Czym jest profesjonalne niszczenie dokumentów?
Profesjonalne niszczenie dokumentów to proces, który zapewnia bezpieczne i zgodne z przepisami pozbywanie się dokumentacji, chroniąc ją przed nieautoryzowanym dostępem. Usługi niszczenia dokumentów są świadczone przez wyspecjalizowane firmy takie jak nasz Zakład Aktywności Zawodowej, które oferują kompleksowy odbiór i niszczenie dokumentacji. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii niszczenia zapewniają one pełną poufność i ochronę danych zgodną z normami.
Jakie normy bezpieczeństwa obowiązują przy niszczeniu dokumentacji?
Niszczenie dokumentacji musi być zgodne z obowiązującymi normami bezpieczeństwa, które określają poziom bezpieczeństwa dla różnych typów dokumentów. DIN 66399 jest jednym z takich standardów, który definiuje poziomy bezpieczeństwa dla niszczenia danych, w tym dokumentów papierowych i nośników elektronicznych. Przedsiębiorstwa muszą gwarantować, że proces niszczenia dokumentów odbywa się zgodnie z tymi normami, aby zapewnić, że dane osobowe i inne poufne informacje są skutecznie usuwane.
Jakie usługi niszczenia dokumentów ofertuje ZAZ?
Na rynku dostępne są różnorodne usługi brakowania dokumentów, które można dostosować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Usługi te obejmują zarówno niszczenie dokumentów papierowych, jak i elektronicznych, z użyciem specjalistycznych pojemników do przechowywania dokumentów przed ich utylizacją. Firmy świadczące te usługi oferują również archiwizację dokumentów, co pozwala na bezpieczne przechowywanie ważnej dokumentacji przed jej zniszczeniem. W ZAZ w Łukowicy specjalizujemy tylko w jednej z tych usług, jaką jest niszczenie dokumentów zgodnie z RODO a następnie ich utylizacja. Nie wykonujemy niszczenia nośników.
Jak zapewnić bezpieczeństwo podczas utylizacji dokumentacji księgowych?
Dlaczego bezpieczne niszczenie dokumentacji jest tak ważne?
Bezpieczne niszczenie akt jest kluczowe dla ochrony danych osobowych (zgodnie z przepisami prawa i RODO) i innych poufnych informacji zanim zostaną zutylizowane. Niewłaściwa utylizacja dokumentacji może prowadzić do naruszenia poufności, co z kolei może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla przedsiębiorstwa. Dlatego istotne jest, aby proces niszczenia dokumentów poufnych był realizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami bezpieczeństwa i potwierdzony stosownym certyfikatem.
Jakie technologie są używane do niszczenia dokumentacji papierowej i elektronicznej?
Do niszczenia dokumentacji papierowej i elektronicznej stosuje się różnorodne technologie, takie jak niszczenie mechaniczne, chemiczne oraz poprzez degaussing w przypadku nośników elektronicznych. Każda z tych metod ma na celu zniszczenie dokumentacji w sposób, który uniemożliwia ich odzyskanie. Ponadto firmy oferujące niszczenie poufnej dokumentacji korzystają z usług recyklingu, co pozwala na ekologiczne zarządzanie odpadami papierowymi.
Co to jest DIN 66399 i jak wpływa na proces utylizacji dokumentów?
DIN 66399 to norma, która określa standardy bezpieczeństwa w zakresie niszczenia dokumentów i nośników danych. Wpływa ona na proces utylizacji dokumentów poprzez określenie szczegółowych wytycznych dotyczących poziomów bezpieczeństwa, które muszą być zachowane w zależności od rodzaju i ilości przetwarzanych danych. Stosowanie się do tej normy gwarantuje, że proces niszczenia dokumentów jest zgodny z najlepszymi praktykami i zapewnia maksymalną ochronę danych. Urządzenia i procedury stosowane przez nasz ZAZ spełniają wszystkie, najbardziej rygorystyczne kryteria tej normy (także rejestracja video procesu niszczenia).
Jakie są różnice między niszczeniem dokumentów papierowych a elektronicznych?
Jakie nośniki wymagają szczególnej uwagi przy niszczeniu?
Nośniki danych, takie jak dyski twarde, płyty CD/DVD, pendrive’y, a także dokumenty papierowe, wymagają szczególnej uwagi przy ich niszczeniu. Elektroniczne nośniki danych zawierają często dane osobowe i inne poufne informacje, które muszą być usunięte w sposób bezpieczny i nieodwracalny. Proces niszczenia takich nośników różni się od niszczenia dokumentów papierowych i zwykle wymaga zastosowania specjalistycznych technologii, w których my się nie specjalizujemy.
Jakie zagrożenia niesie ze sobą niewłaściwa utylizacja dokumentacji elektronicznej?
Niewłaściwa utylizacja dokumentacji elektronicznej może prowadzić do wielu zagrożeń, w tym kradzieży tożsamości, naruszenia prywatności i utraty zaufania klientów. Dane przechowywane na nośnikach elektronicznych mogą być łatwo odzyskane, jeśli nie zostaną zniszczone zgodnie z normami bezpieczeństwa. Dlatego ważne jest, aby firmy świadczyły usługi niszczenia dokumentów elektronicznych z zastosowaniem najnowszych technologii i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jak firmy mogą świadczyć usługi niszczenia dokumentów elektronicznych?
Firmy mogą świadczyć usługi niszczenia dokumentów elektronicznych poprzez wykorzystanie zaawansowanych technologii niszczenia danych, takich jak rozmagnesowanie, niszczenie mechaniczne czy chemiczne (z użyciem kwasów i zasad). Proces ten powinien być wsparty przez odpowiednie procedury, które zapewniają pełną poufność i bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz bezpieczeństwo pracowników. Ważne jest również, aby świadczone usługi były zgodne z normą DIN 66399, co gwarantuje najwyższe standardy w zakresie ochrony danych.
Jakie usługi niszczenia dokumentów firmowych realizuje ZAZ?
Co obejmuje kompleksowa usługa niszczenia dokumentów?
Kompleksowa usługa niszczenia dokumentów obejmuje cały proces, począwszy od odbioru dokumentów z siedziby klienta, poprzez ich bezpieczne przechowywanie w zaplombowanych pojemnikach lub workach, aż po ich ostateczne niszczenie i profesjonalną utylizację oraz recykling. Usługi te mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy. Cały proces niszczenia jest rejestrowany na video, a nagranie jest przekazywane klientowi wraz z certyfikatem niszczenia oraz fakturą.
Ile kosztuje brakowanie dokumentacji?
Koszt realizacji usługi zależy od typu i ilości dokumentów do niszczenia i odległości (jeśli usługa jest z odbiorem). Po oszacowaniu ilości dokumentacji (w kilogramach), podajemy wycenę podczas krótkiej rozmowy telefonicznej, dlatego zachęcamy do kontaktu. Duże ilości dokumentacji uzyskują inne stawki, niż małe ilości, np. gdy klient sam robi przekazywanie dokumentów do zniszczenia.
Jak przygotować dokumentację zawierającą dane osobowe do niszczenia?
Do odbioru dokumentacji nie musisz jej specjalnie przygotowywać. Nasi pracownicy zapakują ją w takiej formie jak jest (zwykle są to różne rodzaje dokumentów np. w teczkach, w skoroszytach, segregatorach) do pojemników lub worków które zostaną zaplombowane. Następnie transport dokumentów: zostaną przewiezione do naszego ZAZ gdzie pracownia niszczenia dokumentów rozpocznie pracę. Nasi pracownicy z niepełnosprawnościami zajmą się segregowaniem dokumentów i danych zachowując bezpieczeństwo i poufność: usuną elementy metalowe, a segregatory możesz odebrać lub zostaną Ci zwrócone, razem z nagraniem niszczenia (cały proces jest monitorowany), certyfikatem oraz fakturą.
Jakie korzyści niesie ze sobą profesjonalne niszczenie i utylizacja dokumentów dla firmy?
- Przede wszystkim to jest pozbycie się zbędnej dokumentacji, która zajmuje miejsce i niesie ryzyko naruszenia danych osobowych. To z kolei oszczędza pieniądze, które trzeba wydać na prowadzenie dużego archiwum i zmniejsza koszty prawne w przypadku potencjalnego naruszenia RODO.
- Nie bez znaczenia jest także fakt, że zlecając usługę brakowania i utylizacji naszemu Zakładowi Aktywności Zawodowej wspieracie Państwo pracę i rehabilitację osób z niepełnosprawnościami, które u nas pracują (jest ich blisko 40). Dla części firm ma to znaczenie w kontekście raportowania ESG/CSRD.
Jakie są kluczowe aspekty bezpieczeństwa w procesie niszczenia dokumentacji?
Jak zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami podczas niszczenia akt?
Odpowiednie niszczenie musi zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami czyli musi stosować się do norm takich jak DIN 66399. Określają one poziomy bezpieczeństwa i procedury niszczenia dla różnych typów dokumentów. Dodatkowo, jako profesjonalista w tej branży regularnie monitorujemy i aktualizujemy swoje praktyki w zakresie przetwarzania danych, aby być na bieżąco w zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym.
Jakie poziomy bezpieczeństwa są wymagane dla różnych typów dokumentacji i nośników?
Norma DIN 66399 dla dokumentacji papierowej i kliszy przewiduje siedem stopni bezpieczeństwa oznaczonych literą P:
- P-1 – długość pasków max 12 mm
- P-2 – długość pasków max 6 mm
- P-3 – wielkość cząstek max 320 mm kw.
- P-4 – wielkość cząstek max 160 mm kw.
- P-5 – wielkość cząstek max 30 mm kw.
- P-6 – wielkość cząstek max 10 mm kw.
- P-7 – wielkość cząstek max 5 mm kw.
Do niszczenia nośników danych na których dokonuje się digitalizacji dokumentów zawierających dane osobowe i inne informacje także jest siedem stopni bezpieczeństwa (od 1-7) oznaczonych literami:
- F – mikrofilmy
- O – optyczne – DVD, CD, Blu-Ray
- T – magnetyczne – kasety video, kasety magnetofonowe, taśmy, karty magnetyczne
- H – dyski twarde – SATA, IDE, SCSI, SAS)
- E – elektroniczne – pamięci USB, dyski SSD, karty pamięci
Przykładowo, klasa H-1 oznacza, że po zniszczeniu dysk twardy będzie mechanicznie/elektronicznie niesprawny, H-3 – że będzie zdeformowany a H-7 – że będzie pocięty, zdeformowany a cząstki będą nie większe niż 5 mm kw. Stopień zależy od maszyny, która dokonuje zniszczenia dysku (na jaki stopień ma zatwierdzenie).
Urządzenia na których pracujemy w ZAZ mają certyfikację na stopnie P-3 / O-3 / T-3 / E-2 co oznacza, że niszczą:
- papier i klisze: (P-3) – wielkość cząstek max 320 mm kw.
- DVD, CD, Blu Ray: (O-3) – wielkość cząstek max 160 mm kw.
- kasety video, taśmy, karty magnetyczne: (T-3) – wielkość cząstek 320 mm kw.
- pendrivy USB, dyski SSD, karty pamięci: (E-2) – pocięte
W jakich miastach odbieramy dokumentację do niszczenia?
Profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych i bezpieczna utylizacja realizowana jest przez nas w promieniu 100km od Łukowicy w woj. małopolskim. W praktyce są to miejscowości takie jak Nowy Sącz, Limanowa, Mszana Dolna, Nowy Targ, Łącko, Myślenice, Kraków, Wieliczka, Bochnia, Brzesko, Krynica Zdrój, Gorlice, Muszyna, Piwniczna Zdrój.