Niszczenie dokumentów księgowych zgodnie z prawem może być wyzwaniem dla wielu właścicieli firm. W gąszczu przepisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, kwestia archiwizacji i niszczenia zapisów księgowych często wydaje się skomplikowana. Warto jednak pamiętać, że odpowiednie zarządzanie dokumentacją to nie tylko obowiązek prawny, ale również element dbałości o bezpieczeństwo danych firmy i jej klientów. Prawidłowe niszczenie dokumentacji księgowej, finansowej, ubezpieczeniowej i raportów jest kluczowe dla zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami.
Jakie rodzaje dokumentów w biurze rachunkowym można zniszczyć?
Biuro rachunkowe czy dział księgowości przetwarza, przechowuje i archiwizuje a później usuwa następujące rodzaje dokumentów papierowych:
- faktury i rachunki, wydruki bankowe
- noty magazynowe
- papiery transportowe (tzw. CMR) oraz informacje o pojazdach
- sprawozdania finansowe i bilanse
- informacje kadrowe (w tym teczki osobowe z danymi medycznymi pracowników, zwolnieniami L4)
- raporty i zestawienia
- listy obecności i listy płac
- arkusze inwentaryzacyjne
- polisy, umowy i aneksy
- korespondencje z klientami, urzędami i kontrahentami
Każdy z tych dokumentów może zawierać nie tylko dane osobowe chronione w rozporządzeniu RODO ale także informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa i inne informacje poufne, których ujawnienie naraziłoby firmę na straty finansowe, konsekwencje prawne dla osób odpowiedzialnych a także utratę reputacji i przewagi na rynku (np. ujawnienie listy dostawców czy cen zakupu).
Przechowywanie akt księgowych
Przed przystąpieniem do zniszczenia, konieczne jest upewnienie się, że minął już wymagany okres przechowywania tych materiałów. Okres przechowywania dokumentów jest ściśle określony przez przepisy podatkowe i zależy od rodzaju. Należy przechowywać dokumenty księgowe w odpowiedni sposób, aby były czytelne i dostępne w razie kontroli.
Kiedy dokładnie można zniszczyć dokumenty księgowe zgodnie z przepisami?
Podatnicy, którzy prowadzą księgi podatkowe, mają obowiązek przechowywać noty księgowe związane z tymi księgami do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przed 1 stycznia 2019 roku informacje księgowe dotyczące zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych podlegały trwałemu przechowywaniu, jednak aktualnie okres ten został skrócony do 5 lat i to jest ustawowy okres przechowywania.
Księgi rachunkowe również należy przechowywać przez minimum 5 lat. Warto pamiętać, że informacje kadrowe, takie jak karty wynagrodzeń, wymagają przechowywania przez co najmniej 10 lat, zgodnie z przepisami emerytalnymi, rentowymi i podatkowymi. Z kolei zwolnienia lekarskie, zaświadczenia lekarskie (np. medycyny pracy) stanowią informację szczególnie wrażliwą (dane medyczne) – szerzej opisuje to artykuł niszczenie dokumentacji medycznej.
Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej należy przechowywać do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Istnieją jednak dokumenty, dla których przewidziano inny okres przechowywania. Są to dokumenty związane z:
- Zapisami księgowymi dotyczącymi środków trwałych w budowie, które powinny być przechowywane przez okres 5 lat.
- Dokumentacją przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe, które również muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat.
Okres przechowywania dowodów księgowych liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one złożone, co oznacza, że jeśli zamknięcie roku podatkowego nastąpiło w 2020 roku, a zeznanie złożono w 2021 roku, dokumentacja musi być przechowywana do 2026 roku.
Jak należy przechowywać dowody księgowe
Dowody księgowe należy przechowywać w sposób uporządkowany i zabezpieczony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Często archiwizacja tych materiałów w formie elektronicznej jest dobrym rozwiązaniem, ale wymaga odpowiedniego systemu zabezpieczeń danych. Należy pamiętać, że bez względu na formę przechowywania, muszą być one łatwo dostępne dla upoważnionych osób i organów kontrolnych.
Procedury przechowywania dokumentacji biura rachunkowego
Biura rachunkowe, ze względu na specyfikę swojej działalności, powinny posiadać szczegółowe procedury przechowywania dokumentacji księgowej. Procedury te powinny uwzględniać zarówno wymogi prawne, jak i techniczne związane z ochroną danych kontrahentów (w tym danych osobowych). Ważne jest, aby pracownicy biura rachunkowego byli odpowiednio przeszkoleni w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów. Stosowanie profesjonalnych rozwiązań w zakresie przechowywania dokumentacji pozwala uniknąć problemów związanych z utratą lub uszkodzeniem dokumentów.
Profesjonalne niszczenie dokumentów księgowych
Bezpieczne brakowanie dokumentów
Wybierając usługę niszczenia, warto postawić na bezpieczeństwo, które gwarantuje pełną poufność. Nasz ZAZ oferuje usługę niszczenia na profesjonalnej niszczarce, która obsługuje klasę P-4 zatem można nią niszczyć także materiały poufne.
Każdy proces niszczenia jest rejestrowany (video), co daje pewność, że dokumentacja księgowa zostanie zniszczona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po zakończeniu procesu niszczenia wystawiany jest oficjalny certyfikat – protokół zniszczenia. Są to najwyższe standardy bezpieczeństwa dla tego procesu.
Metody utylizacji dokumentów księgowych
Istnieje wiele metod niszczenia dokumentów księgowych, od prostych niszczarek biurowych po zaawansowane systemy przemysłowe takie jak mamy w naszym ZAZ. Wybór odpowiedniej metody zależy od ilości dokumentacji oraz wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Mogą to być metody mechaniczne, termiczne i chemiczne (oraz elektromagnetyczne w przypadku odpowiednich nośników). W przepisach nie ma jednak wskazanej konkretnej metody.
Zgodnie z prawem ważne jest, aby proces niszczenia był nieodwracalny i uniemożliwiał odtworzenie danych – a tego nie gwarantują zwykłe, biurowe niszczarki tnące kartki na cienkie paski ale ich nie „szatkują” na drobne ścinki, co zapewniają dopiero urządzenia z klasą P-4. Skuteczna utylizacja dokumentów eliminuje ryzyko wycieku danych osobowych.
Jak wybrać firmę która zniszczy dokumenty finansowe?
Profesjonalne firmy zajmujące się brakowaniem i utylizacją dokumentów oferują kompleksowe usługi niszczenia, zapewniając pełne bezpieczeństwo danych.
Zakład Aktywności Zawodowej (ZAZ) w Łukowicy oferuje certyfikowane brakowanie dokumentów. Usługi niszczenia dokumentacji wykonywane są przez osoby z niepełnosprawnościami. W ten sposób zlecając nam wykonanie pracy nie tylko wspierasz naszą działalność i przyczyniasz się do ich aktywizacji zawodowej, ale uzyskujesz także prawo do ulgi (odliczenia) PFRON.
Skuteczne niszczenie dokumentów finansowych
Specyfika danych finansowych
Dokumenty finansowe zawierają wrażliwe dane osobowe i informacje o transakcjach, wynagrodzeniu czy ryzykach związanych z ubezpieczeniem dlatego ich niszczenie tych dokumentów wymaga szczególnej ostrożności. Ochrona danych osobowych jest priorytetem.
Niszczenie informacji bankowych i innych dokumentów zawierających dane osobowe powinno odbywać się zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Bezpieczne niszczenie danych zapobiega oszustwom i kradzieży tożsamości – stąd dokumenty do zniszczenia które zawierają dane poufne – wymagają profesjonalnej niszczarki z klasą P-4 lub wyższą – a takie właśnie urządzenie mamy w naszym ZAZ.
Bezpieczne metody niszczenia dokumentów finansowych
Do niszczenia dokumentacji finansowych można stosować różne bezpieczne metody, takie jak mechaniczne, termiczne lub chemiczne zniszczenie dokumentów. Wybór rozwiązania nie ma większego znaczenia, ważne jest jednak, aby wybrana metoda gwarantowała trwałe i nieodwracalne zniszczenie informacji tak, aby nośnik (kartki papieru, klisze, zdjęcia, pendrive, płyt CD, DVD) uniemożliwiał jej odczytanie.
Stąd też digitalizacja dokumentów jest pewnym rozwiązaniem, jednak także te nośniki należy niszczyć gdy zawierają dane poufne (np. na firmowym sprzęcie).
Profesjonalne brakowanie dokumentów zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodność z przepisami prawa. Utylizacja dokumentów przez nasz ZAZ to gwarancja dokładności.
Utylizacja dokumentów
Utylizacja dokumentów firmowych
Utylizacja dokumentów księgowych to kluczowy element ochrony danych w każdej firmie. Prawidłowe zniszczenie pozwala firmie zabezpieczyć dane osobowe przed dostaniem się w niepowołane ręce, co mogłoby skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Stosując profesjonalne niszczenie informacji, przedsiębiorstwa mogą uniknąć ryzyka wycieku poufnych informacji i zachować zgodność z obowiązującymi przepisami.
Wybierając usługę niszczenia, warto zwrócić uwagę na certyfikaty i standardy bezpieczeństwa, jakie oferuje firma wykonująca brakowanie. Bezpieczne niszczenie gwarantuje, że proces utylizacji dokumentów jest nieodwracalny oraz przeprowadzany w sposób kontrolowany i zgodny z przepisami. Po procesie niszczenia trzeba uzyskać protokół zniszczenia dokumentów, bo bez niego urzędy wykonujące kontrole mogą nałożyć kary na firmę a nawet dokonać zgłoszenia przestępstwa.
Przygotowanie do utylizacji dokumentacji finansowej
Przed przystąpieniem do utylizacji dokumentów, należy zachować te, których okres przechowywania jeszcze nie minął. Następnie trzeba wybrać dokumentację do zniszczenia.
Po odbiór dokumentów przyjeżdża nasz transport w uzgodnionym terminie i nasi pracownicy zabierają wskazane akta.
To co wyróżnia nasz ZAZ na tle innych firm to fakt, że nie trzeba segregować dokumentów księgowych ani usuwać z nich elementów, które nie podlegają utylizacji, takie jak segregatory czy spinacze albo folie ponieważ robią to nasi niepełnosprawni pracownicy. Po prostu odbieramy od Ciebie wszystko co należy zniszczyć i pakujemy to w zapolombowane pojemniki na dokumenty do zniszczenia lub plombowane worki – w takiej formie „jak jest” i zajmujemy się tym kompleksowo.
Przewiezione materiały sortują nasi pracownicy z niepełnosprawnościami usuwając elementy metalowe i plastikowe (folie, segregatory) aby odpady trafiały do odpowiednich frakcji (plastik/papier/metal).
Później następuje proces niszczenia, który jest rejestrowany na video. Płytę DVD z nagraniem tego procesu każdy klient otrzymuje wraz z protokołem zniszczenia dokumentacji (certyfikatem) oraz fakturą.
Zakład Aktywności Zawodowej (ZAZ) podejmuje się niestandardowych zleceń wymagających pracy ręcznej, takich jak sortowanie.
Dbałość o każdy detal procesu niszczenia dokumentów jest niezwykle ważna dla ochrony danych. Nasz zespół zapewnia kompleksową usługę niszczenia, dopasowaną do indywidualnych potrzeb klienta. Kupując nasze usługi i produkty, wspierasz osoby z niepełnosprawnościami w rozwoju zawodowym, społecznym i w rehabilitacji.
Ile kosztuje usługa brakowania dokumentacji?
Cena zależy od ilości dokumentów (wagi). Nie niszczymy danych na dyskach twardych, ale przede wszystkim nośniki papierowe oraz klisze i zdjęcia, mikrofilmy, pendrive, płyty CD i DVD oraz dyski SSD i dyskietki a także kasety (nośnikiem jest taśma magnetyczna).
Niszczenie dokumentów księgowych to proces który trwa od kilku do kilkunastu godzin w zależności od ilości i rodzaju dokumentów (przykładowo: gdy akta są w skoroszytach i koszulkach foliowych wówczas nasi pracownicy z niepełnosprawnością najpierw je segregują i rozdzielają, aby proces był przyjazny dla środowiska: papier jest utylizowany osobno a elementy plastikowe i metalowe osobno).
Oszczędność kosztów zarządzania dokumentacją
Skuteczne zarządzanie cyklem życia dokumentacji może znacząco poprawić efektywność operacyjną przedsiębiorstwa, redukując koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i ułatwiając dostęp do ważnych informacji. Brak archiwalnej dokumentacji zmniejsza także ryzyko wycieku danych zawartych w dokumentach.
Wybierając usługę niszczenia, warto zwrócić uwagę na procedury bezpieczeństwa stosowane przez daną firmę. ZAZ oferuje bezpieczne brakowanie dokumentów zgodnie z przepisami: wraz z rejestracją procesu niszczenia na video oraz proces zgodność z normami (DIN, ISO) a także RODO i innymi.
Niszczenie danych i jego znaczenie
Wpływ na bezpieczeństwo informacji
Niszczenie danych ma kluczowy wpływ na bezpieczeństwo danych. Źle przeprowadzone niszczenie dokumentów księgowych (np. w zwykłej, biurowej niszczarce) może prowadzić do wycieku poufnych informacji, co z kolei może narazić firmę na straty finansowe i wizerunkowe.
Nasz ZAZ oferuje wysoką klasę bezpieczeństwa P-4 ale także rejestrację procesu niszczenia na video, co zapewnia dodatkową ochronę danych osobowych. Po zniszczeniu dokumentów wystawiany jest protokół zniszczenia dokumentów (certyfikat).
Utylizacja pozwala na pozbycie się niepotrzebnych dokumentów księgowych i dokumentów bankowych, finansowych i ubezpieczeniowych, z zachowaniem pełnej poufności. Dzięki temu dane osobowe klientów i pracowników są chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Nasza usługa niszczenia dokumentów gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych.
Jakie konsekwencje grożą za nielegalne lub przedwczesne zniszczenie dokumentów?
Niszczenie dokumentów finansowych wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ wszelkie naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych w tym obszarze – na przykład stosowanie zwykłej niszczarki biurowej, brak odpowiednich procedur i kontroli dostępu – mogą rodzić poważne konsekwencje prawne:
- na mocy RODO sankcje administracyjne mogą sięgać nawet 20 mln euro lub stanowić do 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa, a odpowiedzialność spoczywa na administratorze danych i osobach odpowiedzialnych za ich ochronę zaś
- Ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje odpowiedzialność karną za ujawnienie danych podmiotom nieuprawnionym, obejmującą grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, co dodatkowo podkreśla konieczność wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych – takich jak tworzenie i egzekwowanie polityk niszczenia dokumentów finansowych, prowadzenie rejestrów zniszczeń, stosowanie certyfikowanych urządzeń oraz szkolenia pracowników – aby zminimalizować ryzyko wycieku informacji i uniknąć dotkliwych sankcji.
Czym się różnią niszczarki biurowe od niszczarek profesjonalnych?
Niszczarki biurowe i profesjonalne różnią się przede wszystkim wydajnością, poziomem bezpieczeństwa cięcia i konstrukcją, co ma kluczowe znaczenie przy niszczeniu dokumentów finansowych.
Zwykłe urządzenia biurowe:
- są zaprojektowane do sporadycznego użytku przez kilka osób,
- obsługują mniejszą ilość kartek na jedną operację,
- oferują zwykle cięcie paskowe lub podstawowy cross-cut,
- pylą w trakcie pracy (BHP).
Innymi słowy, jeśli chcesz zniszczyć kilka stron, które nie zawierają danych poufnych to dobrze spełniają swoją funkcję. Nawet, jeśli taka biurowa niszczarka ma wysoką klasę (P-4 wzwyż) to nadal ma niską wydajność i zniszczenie całego segregatora dokumentów potrwa kilkadziesiąt minut (nie przyjmie więcej niż kilka kartek na raz).
Z kolei niszczarki profesjonalne – przemysłowe:
- łatwo radzą sobie z dużymi wolumenami,
- nie tylko tną ale i szatkują papier co zapewnia wyższą klasę ochrony (np. zgodność z normami DIN P-4–P-7),
- mocniejsze silniki i ostrza pozwalają na niszczenie zszywek, spinaczy, kart i nośników elektronicznych oraz
- gwarantują zachowanie zgodności z RODO i innymi aktami prawnymi.
Przykłady naruszeń bezpieczeństwa
Przykłady naruszeń bezpieczeństwa danych mogą obejmować kradzież dokumentów, włamania do systemów informatycznych lub nieumyślne udostępnienie poufnych informacji osobom nieupoważnionym.
W każdym z tych przypadków konsekwencje dla firmy mogą być bardzo poważne, dlatego tak ważne jest dbanie o odpowiednią ochronę danych osobowych aby mieć pewność że dane wrażliwe nie trafią w niepowołane ręce – wymagają tego przepisy prawne.
Ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych wzrasta, gdy firma nie stosuje odpowiednich procedur archiwizacji dokumentów i utylizacji dokumentów. Brak regularnego zniszczenia dokumentów księgowych może prowadzić do gromadzenia się zbędnej dokumentacji, co zwiększa nie tylko koszty ale też prawdopodobieństwo wycieku informacji. Nasza firma swoją usługą minimalizuje to ryzyko.
Jak fachowo nazywa się proces niszczenia dokumentów?
Jest to brakowanie albo utylizacja.
Najlepsze praktyki w niszczeniu danych
Wśród najlepszych praktyk w niszczeniu danych warto wymienić regularne przeglądy dokumentacji i usuwanie dokumentów, których okres przechowywania już minął.
Ważne jest również stosowanie bezpiecznych metod niszczenia dokumentów firmowych, takich jak mechaniczne zniszczenie dokumentów w niszczarce z odpowiednią klasą (minimum P-3, zalecane P-4 wg normy DIN 66399).
Wybierając usługę niszczenia dokumentów, należy upewnić się, że firma posiada odpowiednie certyfikaty na swoje niszczarki.
Profesjonalne niszczenie dokumentów to klucz do zachowania bezpieczeństwa danych. Nasza firma oferuje kompleksowe usługi niszczenia, które obejmują odbiór dokumentacji, bezpieczne niszczenie dokumentów oraz wystawienie protokołu zniszczenia dokumentów.
Dzięki temu mogą Państwo mieć pewność, że dane osobowe są nieodwracalnie zniszczone zgodnie z ustawą.